Cuốn gia phả viết tay của dòng họ, dù được cất giữ cẩn thận đến đâu, vẫn chỉ tồn tại trong một bản duy nhất. Một trận lụt, một đám cháy, hay đơn giản là thời gian, đều có thể xoá đi công sức của nhiều thế hệ. Số hoá là cách bảo hiểm rẻ nhất và hiệu quả nhất cho tài sản ấy.
Bắt đầu bằng việc chụp lại
Việc đầu tiên và quan trọng nhất: chụp lại toàn bộ cuốn phả gốc. Vài lưu ý thực tế:
- Chụp ngoài trời trong bóng râm hoặc gần cửa sổ, tránh dùng đèn flash trực tiếp.
- Đặt trang giấy phẳng, chụp vuông góc, mỗi trang một ảnh, đặt tên file theo số trang.
- Chụp ở độ phân giải cao nhất máy cho phép, lưu bản gốc chưa qua chỉnh sửa.
- Chụp cả bìa, gáy sách, những trang trắng có ghi chú bên lề và mọi tờ rời kẹp trong sách.
Chuyển từ ảnh sang dữ liệu
Ảnh chụp giúp bảo tồn, nhưng chưa tra cứu được. Bước tiếp theo là nhập liệu: gõ lại nội dung phả thành văn bản, rồi tổ chức thành cơ sở dữ liệu với các trường cơ bản cho mỗi người – họ tên, tên huý, đời thứ, thuộc chi nào, cha là ai, mẹ là ai, năm sinh, năm mất, nơi an táng, ghi chú.
Với phần chữ Hán Nôm, nên nhờ người có chuyên môn phiên âm và dịch nghĩa, đồng thời giữ nguyên ảnh gốc bên cạnh bản dịch để đời sau có thể đối chiếu.
Đưa lên môi trường trực tuyến
Khi đã có dữ liệu, việc dựng một website riêng cho dòng họ trở nên khá đơn giản. Một trang gia phả trực tuyến thường có: cây phả hệ tương tác, trang thông tin từng thành viên, thư viện ảnh tư liệu, mục tin tức của dòng họ, và trang giới thiệu từ đường cùng lịch giỗ chạp trong năm.
Vấn đề cần cân nhắc là quyền riêng tư. Thông tin của người còn sống – ngày sinh đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ – không nên để công khai. Cách làm phổ biến là công khai phần lịch sử và các đời đã khuất, còn thông tin người đang sống thì yêu cầu đăng nhập mới xem được.
Đừng quên bản sao dự phòng
Nguyên tắc kinh điển vẫn đúng: giữ ít nhất ba bản, trên hai loại phương tiện khác nhau, trong đó một bản để ở nơi khác. Cụ thể với dòng họ: một bản trên máy của người phụ trách, một bản trên ổ cứng rời cất tại từ đường, và một bản lưu trực tuyến. Ngoài ra, nên in một bản giấy chất lượng tốt để đặt tại từ đường cho các cụ cao tuổi tiện xem.