Đại hội đại biểu dòng họ nên có chương trình rõ ràng, phân bổ thời gian hợp lý giữa phần lễ và phần nghị sự. Dưới đây là khung tham khảo cho một kỳ đại hội trong một buổi sáng.
Phần lễ (khoảng 45 phút)
- Đón tiếp đại biểu, ghi danh theo chi.
- Dâng hương báo cáo tổ tiên tại từ đường.
- Đọc văn tế và chúc văn khai mạc.
Phần nghị sự (khoảng 2 giờ)
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thông qua chương trình.
- Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ và báo cáo tài chính.
- Thảo luận: các chi phát biểu, góp ý.
- Thông qua phương hướng nhiệm kỳ mới và tộc ước sửa đổi.
- Bầu hội đồng gia tộc nhiệm kỳ mới, ra mắt.
Phần vinh danh và bế mạc (khoảng 45 phút)
- Mừng thọ các cụ cao niên.
- Trao thưởng khuyến học cho con cháu đỗ đạt.
- Ghi nhận các gia đình có đóng góp lớn cho việc họ.
- Phát biểu bế mạc, chụp ảnh lưu niệm theo chi.
Vài lưu ý thực tế
Nên giới hạn thời gian mỗi lượt phát biểu và nói rõ điều đó ngay từ đầu. Nên bố trí người ghi biên bản và người ghi hình riêng. Và quan trọng nhất: dành đủ thời gian cho bữa cơm chung sau đại hội — với nhiều người, đó mới là phần khiến họ muốn quay lại lần sau.