Nhiều dòng họ lập sổ vàng khuyến học để ghi tên con cháu được khen thưởng qua các năm. Đây là việc nhỏ nhưng có giá trị rất lâu dài.
Mỗi mục nên ghi những gì
- Họ tên đầy đủ, năm sinh.
- Con của ai, thuộc chi nào, đời thứ mấy.
- Thành tích cụ thể: giải gì, cấp nào, trường nào, năm nào.
- Hình thức khen thưởng và mức thưởng.
- Ngày trao và người ký xác nhận.
Phần “con của ai, chi nào, đời thứ mấy” là quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ sót. Không có nó, vài chục năm sau người đọc sẽ không biết cái tên trong sổ là ai trong dòng họ.
Cách giữ
Bản giấy — dùng sổ bìa cứng, giấy tốt, viết bằng bút mực bền màu. Cất tại từ đường, nơi khô ráo, tránh nắng trực tiếp. Mỗi năm mở ra ghi một lần vào dịp trao thưởng.
Bản số — chụp lại toàn bộ sổ sau mỗi lần ghi thêm, đồng thời nhập dữ liệu vào bảng tính. Bản số vừa là dự phòng, vừa cho phép tra cứu và thống kê.
Hình thức khác của sổ vàng
Một số dòng họ khắc tên người đỗ đạt lên bia đá đặt tại từ đường, theo lệ xưa của các văn chỉ. Cách này bền hơn giấy rất nhiều, nhưng cần cân nhắc: bia có giới hạn chỗ, nên thường chỉ khắc những thành tích ở mức cao và tổng kết theo từng giai đoạn.