Quỹ họ đụng tới hai thứ nhạy cảm nhất trong bất kỳ tập thể nào: tiền bạc và lòng tin. Một quy chế rõ ràng, được cả họ thông qua, là cách bảo vệ tốt nhất cho những người đứng ra làm việc chung.
Các nội dung một quy chế quỹ họ nên có
- Mục đích sử dụng. Liệt kê rõ những khoản được chi: tế tự, tu bổ từ đường và khu mộ, khuyến học, tương trợ, chi phí hành chính. Khoản nào không nằm trong danh sách thì phải xin ý kiến hội đồng.
- Nguồn thu. Đóng góp định kỳ, công đức, hoa lợi tài sản chung, tài trợ.
- Nhân sự. Thủ quỹ giữ tiền, kế toán ghi sổ, ban kiểm soát đối chiếu — ba vai trò, không kiêm nhiệm.
- Hạn mức chi. Dưới một mức nào đó thì trưởng ban tài chính quyết; trên mức đó phải có ý kiến hội đồng; khoản lớn phải đưa ra họp họ.
- Chế độ báo cáo. Công khai tại mọi kỳ họp, dán bảng tại từ đường, gửi bản mềm về các chi.
- Cách giữ tiền. Nên mở tài khoản ngân hàng đứng tên đại diện, hạn chế giữ tiền mặt.
Hai điều khoản hay bị bỏ sót
Bàn giao khi hết nhiệm kỳ. Quy định rõ trong bao nhiêu ngày phải bàn giao sổ sách, tiền mặt, tài khoản, có biên bản và có ban kiểm soát chứng kiến.
Xử lý khi có sai sót. Không phải để trừng phạt, mà để mọi người biết trước cách xử lý: phát hiện chênh lệch thì báo ai, đối chiếu thế nào, khắc phục ra sao. Có sẵn quy trình thì sai sót nhỏ được xử lý gọn, không biến thành mâu thuẫn lớn.
Bản quy chế nên in ra, đặt một bản tại từ đường và gửi mỗi chi một bản — cùng với sổ quỹ, đó là hai thứ nên luôn sẵn sàng cho bất kỳ ai trong họ muốn xem.