Báo cáo nhiệm kỳ là tài liệu quan trọng nhất của kỳ đại hội. Nó vừa là bản tổng kết, vừa là căn cứ để hội đồng mới tiếp nối công việc.
Bố cục nên có
- Tình hình chung. Số hộ, số nhân khẩu trong họ, biến động so với nhiệm kỳ trước, số cháu mới sinh, số người đã mất.
- Việc tế tự. Các kỳ giỗ Tổ đã tổ chức, số con cháu về dự, những thay đổi trong nghi thức nếu có.
- Công trình. Từ đường, khu mộ tổ, bia ghi công đức — làm được gì, còn dang dở gì.
- Gia phả. Đã bổ sung được bao nhiêu đời, bao nhiêu người; phần nào còn khuyết.
- Khuyến học. Số cháu được khen thưởng, số tiền đã trao, các trường hợp được hỗ trợ.
- Tài chính. Tổng thu, tổng chi, tồn quỹ, kèm bảng chi tiết.
- Hạn chế. Những việc chưa làm được và lý do.
Phần tài chính: viết thế nào cho minh bạch
Không nên chỉ ghi tổng số. Nên có bảng liệt kê theo từng khoản mục, kèm số dư đầu kỳ và cuối kỳ. Với các khoản chi lớn, ghi rõ thời điểm và nội dung. Bảng này nên được ban kiểm soát ký xác nhận trước khi trình đại hội.
Phần hạn chế: đừng bỏ qua
Một báo cáo chỉ toàn thành tích sẽ khiến người đọc mất tin. Ngược lại, nêu thẳng những việc chưa làm được — chưa tìm lại được chi thất lạc, chưa quy tập xong khu mộ, quỹ khuyến học còn mỏng — sẽ khiến cả họ thấy đây là báo cáo thật, và tự nhiên có người muốn góp sức.