Trong nhiều dòng họ, việc bầu hội đồng gia tộc là phần dễ phát sinh va chạm nhất của kỳ đại hội — thường không phải vì tranh giành, mà vì thiếu quy tắc rõ ràng.
Bốn nguyên tắc nên thống nhất trước
- Tiêu chuẩn. Người tham gia hội đồng cần có uy tín trong họ, có thời gian và có khả năng theo việc. Nên nêu tiêu chuẩn trong tộc ước thay vì bàn tại chỗ.
- Cơ cấu theo chi. Mỗi chi có ít nhất một đại diện trong hội đồng. Điều này quan trọng hơn nhiều người tưởng: nó bảo đảm không chi nào cảm thấy bị gạt ra ngoài.
- Cách bầu. Giơ tay hay bỏ phiếu kín, quá bán hay hai phần ba — thống nhất trước và ghi vào tộc ước.
- Giới hạn nhiệm kỳ. Nhiều dòng họ quy định không giữ quá hai nhiệm kỳ liên tiếp ở cùng một vị trí, để tạo cơ hội cho lớp sau.
Cách làm gợi ý
Trước đại hội, ban tổ chức tổng hợp danh sách giới thiệu từ các chi. Danh sách này được gửi về các chi xem trước. Tại đại hội, đại biểu có thể giới thiệu thêm, người được giới thiệu phát biểu ngắn về việc mình dự định làm, sau đó tiến hành bầu.
Sau khi bầu xong
Nên làm ngay ba việc: ra mắt trước ban thờ tổ, phân công cụ thể từng người phụ trách mảng nào, và ghi toàn bộ vào biên bản gửi các chi. Hội đồng mới nên họp phiên đầu tiên trong vòng một tháng để bắt nhịp công việc, tránh tình trạng bầu xong rồi để đó.