Khác với giỗ Tổ hằng năm, đại hội đại biểu dòng họ chỉ diễn ra mỗi nhiệm kỳ một lần. Đây là dịp tổng kết, bầu hội đồng gia tộc mới và quyết những việc lớn cho 5 năm tới.
Mốc thời gian gợi ý
- Trước 6 tháng: hội đồng gia tộc đương nhiệm họp, thống nhất chủ trương, lập ban tổ chức và chốt ngày.
- Trước 4 tháng: gửi thông báo về các chi; yêu cầu mỗi chi cử đại biểu và rà lại danh sách con cháu.
- Trước 3 tháng: hoàn thành dự thảo báo cáo nhiệm kỳ, dự thảo phương hướng và dự thảo tộc ước sửa đổi (nếu có).
- Trước 2 tháng: gửi toàn bộ dự thảo về các chi để góp ý.
- Trước 1 tháng: chốt danh sách đại biểu, chốt nhân sự dự kiến, lo hậu cần.
- Trước 1 tuần: tổng duyệt chương trình, dọn dẹp từ đường và khu mộ tổ.
Hai việc dễ bị xem nhẹ
Cơ cấu đại biểu. Nên quy định rõ mỗi chi được cử bao nhiêu đại biểu, tính theo số suất đinh hay theo số hộ. Nếu không thống nhất trước, đến ngày đại hội rất dễ có ý kiến về việc chi này đông hơn chi kia.
Lấy ý kiến các chi ở xa. Những chi cách vài trăm cây số cần thời gian dài hơn để bàn bạc nội bộ. Gửi tài liệu muộn đồng nghĩa với việc gạt họ ra khỏi cuộc bàn bạc.
Đại hội chuẩn bị kỹ thì ngày diễn ra chỉ còn là việc công bố những gì đã được đồng thuận từ trước — và đó mới là một kỳ đại hội thành công.