Khi dòng họ đã đông và trải rộng, việc chung không thể trông cả vào một mình trưởng tộc. Hội đồng gia tộc ra đời để chia sẻ gánh nặng đó.
Cơ cấu thường gặp
- Chủ tịch hội đồng — thường là trưởng tộc hoặc người được cả họ tín nhiệm.
- Các phó chủ tịch — phụ trách từng mảng: tế tự, tài chính, khuyến học, đối ngoại.
- Trưởng các chi — đại diện chi mình, là kênh truyền thông tin hai chiều.
- Thư ký — ghi biên bản, lưu hồ sơ, cập nhật gia phả.
- Thủ quỹ và ban kiểm soát — hai vai trò này phải do hai người khác nhau đảm nhiệm.
Nhiệm kỳ và bầu chọn
Nhiệm kỳ phổ biến là 5 năm. Việc bầu chọn nên tiến hành tại đại hội đại biểu dòng họ, có mặt đại diện đầy đủ các chi, và nên ghi rõ trong tộc ước: ai được ứng cử, ai được bầu, bầu bằng hình thức nào.
Một nguyên tắc đáng lưu ý: tách vai trò tế tự khỏi vai trò điều hành. Trưởng tộc giữ phần lễ nghi theo trưởng thứ, còn người điều hành công việc nên do cả họ chọn theo năng lực. Cách phân vai này giúp tránh được nhiều va chạm.
Điều làm hội đồng hoạt động được
Không phải điều lệ hay chức danh, mà là họp đều và công khai đều. Mỗi năm ít nhất hai kỳ họp, mỗi kỳ có biên bản gửi về các chi, mỗi kỳ có báo cáo thu chi. Làm được như vậy vài năm liên tục thì uy tín tự đến.